Privacyverklaring Bevingshulp Noord
In deze verklaring leest u hoe Bevingshulp Noord B.V. zorgvuldig en transparant omgaat met uw persoonsgegevens bij de begeleiding van uw schadedossier.
Dit is de privacyverklaring van Bevingshulp Noord B.V. Wij leggen hierin uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dat doen, op welke wettelijke grondslag, hoe lang wij deze bewaren en wat uw rechten zijn conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Wie wij zijn
Blekerstraat 28A, 9718 EC Groningen
KvK-nummer: 42106522
Bevingshulp Noord B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Vragen over privacy stelt u aan Julian Hendriks via info@bevingshulpnoord.nl.
Van wie wij gegevens verwerken
Wij verwerken persoonsgegevens van verschillende groepen personen:
- Bezoekers van onze website
- Mensen die contact met ons opnemen via het contactformulier, de gratis schadecheck, telefoon, e-mail of WhatsApp
- Klanten die wij begeleiden bij een schadedossier
- Gebruikers van het klantportaal
- Contactpersonen bij bedrijven, verhuurders en verenigingen van eigenaren
- Contactpersonen bij instanties, aannemers en andere partijen waarmee wij samenwerken in een dossier
Welke gegevens wij verwerken en waarom
3.1 Contactformulier
Als u het contactformulier gebruikt, verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van uw bericht.
Uw vraag beantwoorden en contact met u opnemen.
Uw verzoek om contact, als voorbereiding op een eventuele overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG).
12 maanden na ons laatste contact, tenzij u klant wordt. Dan gaan uw gegevens naar uw dossier.
3.2 Gratis schadecheck
Bij de gratis schadecheck vragen wij naar uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, het adres van het pand, het type pand, of u eigenaar bent, of er eerder schade is gemeld, waar de schade zit, wat u van ons wilt en een toelichting. U kunt een foto of document meesturen.
Beoordelen of en hoe wij u kunnen helpen, en een eerste advies geven.
Uw verzoek om een beoordeling, als voorbereiding op een eventuele overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG).
12 maanden na de schadecheck als er geen begeleiding volgt. Wordt u klant, dan gaan de gegevens naar uw dossier.
3.3 Begeleiding bij uw dossier
Wordt u klant, dan verwerken wij alles wat nodig is om uw dossier te behandelen:
- •Uw contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer
- •Gegevens over het pand: adres, bouwjaar, eigendom, eerdere schademeldingen en eerdere besluiten
- •Gegevens over de schade: foto's, beschrijvingen, opnamerapporten, adviesrapporten en taxaties
- •Correspondentie en besluiten: van de instanties die over uw schade beslissen
- •Een machtiging: waarmee u ons toestaat namens u te handelen
- •Financiële gegevens: toegekend schadebedrag en rekeningnummer voor facturatie
- •Onze notities, adviezen en de correspondentie met u
Uitvoeren van de overeenkomst (opnemen van schade, indienen en volgen melding, rapporten/besluiten controleren, subsidies aanvragen, bezwaar voeren).
Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG) en wettelijke plicht voor administratie/facturatie (art. 6 lid 1 onder c AVG).
5 jaar na afronding van uw dossier (aansluitend bij verjaringstermijn vorderingen). Facturen en betaalgegevens 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Waar uw dossier staat: De schademelding zelf en de stukken die daarbij horen, staan in het portaal van het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG). Dat portaal is van het instituut. Wij werken daarin namens u, op basis van uw machtiging, en loggen in met eHerkenning. Onze eigen gegevens over uw dossier, zoals contactgegevens, notities en correspondentie, staan in ons klantsysteem en in onze e-mail en documentopslag (zie hoofdstuk 5).
3.4 Klantportaal
Bevingshulp Noord biedt klanten een klantportaal aan. Daarin ziet u de status van uw dossier, de documenten die erbij horen en de berichten die wij u sturen. Het gebruik van het portaal is vrijwillig. Wilt u het niet gebruiken, dan houden wij u op de hoogte per e-mail en telefoon. Aan uw begeleiding verandert dat niets.
In het portaal verwerken wij:
- Uw inloggegevens: e-mailadres en een wachtwoord dat versleuteld wordt opgeslagen
- De gegevens en documenten uit uw dossier, zoals beschreven in 3.3
- Berichten die u en wij in het portaal uitwisselen
- Beveiligingsgegevens: tijdstip van inloggen, mislukte inlogpogingen en het IP-adres waarmee is ingelogd
Inzage geven in uw eigen dossier, veilig documenten uitwisselen en voortgang tonen. Beveiligingsgegevens dienen om misbruik te herkennen en te voorkomen.
Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG). Voor beveiligingsgegevens: ons gerechtvaardigd belang bij een veilig portaal (art. 6 lid 1 onder f AVG).
Account blijft actief zolang dossier loopt; sluiting 12 maanden na afronding (of eerder op verzoek). Beveiligingsgegevens worden 90 dagen bewaard.
Het portaal stuurt u geen automatische e-mails. Is er nieuws over uw dossier, dan hoort u dat van uw aanspreekpunt.
3.5 Statuscontrole zonder account
Op de website kunt u met uw zaaknummer en e-mailadres de status van uw aanvraag bekijken. Wij gebruiken die twee gegevens uitsluitend om uw aanvraag in het systeem op te zoeken. Wij slaan ze via deze functie niet op.
3.6 Telefoon, e-mail en WhatsApp
Belt, mailt of appt u ons, dan verwerken wij uw naam, telefoonnummer of e-mailadres en de inhoud van het gesprek of bericht.
Uw vraag beantwoorden en, als u klant bent, uw dossier behandelen.
Uw verzoek om contact, of de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG).
Berichten die niet bij een dossier horen: na 6 maanden verwijderd. Berichten bij een dossier: bewaard conform dossiertermijn.
• Wij nemen telefoongesprekken niet op.
• WhatsApp: WhatsApp is een dienst van Meta. Als u ons via WhatsApp benadert, verwerkt Meta uw telefoonnummer en gegevens over het berichtenverkeer volgens de eigen privacyverklaring van WhatsApp. Wij gebruiken WhatsApp Business. Wilt u dat liever niet, bel of mail ons dan.
3.7 Contactpersonen bij bedrijven en instanties
Werkt u bij een instantie, een aannemer, een verhuurder of een vereniging van eigenaren waarmee wij in een dossier te maken hebben, dan verwerken wij uw naam, functie en zakelijke contactgegevens.
Het correct behandelen van het dossier.
Gerechtvaardigd belang bij het uitvoeren van de overeenkomst met onze klant (art. 6 lid 1 onder f AVG).
Zolang het dossier loopt, daarna volgens de dossiertermijn in 3.3 (5 jaar).
3.8 Beoordelingen
Op onze website tonen wij beoordelingen die klanten op Google hebben geplaatst, met de naam en de profielfoto die zij daar zelf openbaar hebben gemaakt.
Grondslag: Ons gerechtvaardigd belang om te laten zien hoe klanten onze dienst ervaren (art. 6 lid 1 onder f AVG). De beoordelingen zijn door de klant zelf openbaar gemaakt.
Wilt u niet dat uw beoordeling op onze website staat? Mail ons via info@bevingshulpnoord.nl en wij halen hem direct weg.
3.9 Websitebezoek
Bij een bezoek aan onze website verwerken wij technische gegevens, zoals uw IP-adres, het type browser en de pagina’s die u bekijkt. Een deel daarvan is nodig om de site te tonen en te beveiligen. Een ander deel gebruiken wij alleen met uw toestemming, voor statistieken en om het effect van onze advertenties te meten. Welke cookies wij plaatsen en waarvoor, leest u in onze cookieverklaring.
3.10 E-mailberichten en nieuwsbrief
Wij gebruiken ActiveCampaign om klanten en mensen die contact met ons hebben opgenomen per e-mail op de hoogte te houden. Denk aan een bericht over de voortgang van uw dossier, een herinnering aan een afspraak, of een nieuwsbrief over ontwikkelingen rond aardbevingsschade en subsidies.
• Doel: U informeren over uw dossier en over onze dienstverlening.
• Grondslag: Berichten over uw eigen dossier horen bij de uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 onder b AVG). Voor de nieuwsbrief aan klanten geldt ons gerechtvaardigd belang om bestaande klanten te informeren over vergelijkbare dienstverlening (art. 6 lid 1 onder f AVG). Heeft u alleen contact gehad zonder klant te worden, dan sturen wij de nieuwsbrief uitsluitend met uw toestemming (art. 6 lid 1 onder a AVG).
• Bewaartermijn: Zolang u klant bent of ingeschreven staat. Meldt u zich af, dan bewaren wij uitsluitend uw e-mailadres op een afmeldlijst om hernieuwd contact te voorkomen.
• Afmelden & Meting: Onder elke nieuwsbrief staat een afmeldlink. Afmelden heeft geen gevolgen voor uw dossier. Wij meten wel of een bericht wordt geopend en of op links wordt geklikt om de relevantie van onze communicatie te beoordelen.
Bent u verplicht gegevens te verstrekken?
Nee. U bent niet wettelijk verplicht om gegevens aan ons te verstrekken.
Maar zonder uw contactgegevens kunnen wij niet reageren, en zonder de nodige gegevens over uw pand en uw schade kunnen wij u niet deskundig begeleiden. Welke gegevens noodzakelijk zijn, staat telkens bij het betreffende formulier duidelijk aangegeven met een asterisk (*).
Met wie wij gegevens delen
Instanties die over uw schade of subsidie beslissen
Als u ons machtigt, dienen wij namens u meldingen, aanvragen, stukken en bezwaren in bij de instantie die uw schade of subsidieaanvraag beoordeelt, zoals het Instituut Mijnbouwschade Groningen (IMG). Die instantie ontvangt dan de gegevens die daarvoor nodig zijn en is voor de eigen verwerking zelf verantwoordelijk.
Partijen die wij in uw dossier inschakelen
Denk aan een bouwkundige, een taxateur of een aannemer voor herstel. Wij delen alleen wat die partij voor zijn werkzaamheden nodig heeft, en altijd uitsluitend na voorafgaand overleg met u.
Verwerkers (dienstverleners)
Dit zijn bedrijven die in onze opdracht gegevens verwerken en die uw gegevens niet voor eigen doelen mogen gebruiken. Met elk van hen hebben wij een verwerkersovereenkomst gesloten:
Hosting website & klantportaal
Hostinger, met servers in Nederland
Onderhoud & ontwikkeling
Zakaria, Bangladesh (zie hst. 6)
Klantsysteem & e-mailberichten
ActiveCampaign (Verenigde Staten)
E-mail & documentopslag
Microsoft 365
Boekhouding & facturatie
Moneybird (Nederland)
Websitestatistieken & advertenties
Google Ireland Limited (zie cookieverklaring)
Wettelijke verplichting
Als een wet ons verplicht gegevens te verstrekken, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst of opsporingsinstanties, doen wij dat.
Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
Onze website en ons klantportaal draaien op servers in Nederland. Sommige van onze leveranciers, zoals ActiveCampaign, Microsoft, Google en Meta, zijn Amerikaanse bedrijven. Zij kunnen gegevens in de Verenigde Staten verwerken. Die doorgifte is toegestaan op grond van het EU-US Data Privacy Framework, waaronder deze bedrijven gecertificeerd zijn, of op grond van de standaardcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses - SCCs) van de Europese Commissie.
De ontwikkelaar die onze website en ons klantportaal onderhoudt, werkt vanuit Bangladesh en kan bij onderhoud toegang hebben tot gegevens in het portaal. Met deze ontwikkelaar hebben wij de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie gesloten en contractueel vastgelegd dat toegang tot persoonsgegevens strikt beperkt blijft tot wat voor het technisch onderhoud noodzakelijk is.
Beveiliging
Wij beschermen uw gegevens met passende technische en organisatorische maatregelen:
- De website en het klantportaal gebruiken een versleutelde SSL/TLS-verbinding (HTTPS).
- Wachtwoorden slaan wij te allen tijde veilig en versleuteld op.
- Alleen geautoriseerde medewerkers die aan uw dossier werken hebben toegang.
- Wij maken periodiek veilige back-ups en toetsen onze maatregelen regelmatig.
Vermoedt u dat er iets mis is met de beveiliging van uw gegevens of vermoedt u een datalek? Meld dit dan direct via info@bevingshulpnoord.nl.
Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen geen besluiten over u die uitsluitend door een geautomatiseerd algoritme of computerprogramma worden genomen (profiling/geautomatiseerde besluitvorming). Elk advies, elke berekening en elke inhoudelijke beoordeling wordt uitgevoerd door een menselijke deskundige.
Uw rechten
Op grond van de AVG beschikt u over duidelijke rechten met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens. U heeft het recht om:
- In te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken (recht op inzage)
- Onjuiste of onvolledige gegevens direct te laten corrigeren (recht op rectificatie)
- Uw gegevens te laten verwijderen, zodra wij ze niet meer nodig hebben of niet meer wettelijk verplicht zijn ze te bewaren (recht op vergetelheid)
- De verwerking van uw gegevens tijdelijk te laten beperken (recht op beperking van de verwerking)
- Bezwaar te maken tegen een verwerking die rust op ons gerechtvaardigd belang (recht op bezwaar)
- Uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, om ze zelf op te slaan of over te dragen aan een andere partij (recht op dataportabiliteit)
- Een eerder gegeven toestemming op elk moment in te trekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht voor verwerkingen vóór het moment van intrekking.
Hoe u uw rechten uitoefent: Stuur uw verzoek per e-mail naar info@bevingshulpnoord.nl. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek. Om er zeker van te zijn dat wij met de juiste persoon te maken hebben, kunnen wij u om aanvullende identificerende informatie vragen. Wij vragen daarbij nooit om een kopie van uw identiteitsbewijs.
Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening uitbreidt of wijzigt, of wanneer de relevante wet- en regelgeving daarom vraagt. De actuele versie is altijd te raadplegen op onze website.
Bij een ingrijpende wijziging die direct invloed heeft op lopende dossiers, informeren wij actieve klanten tijdig per e-mail.